5 Tips Mengadakan Gathering Kantor : Panitia Tenang, Peserta pun Senang.

Employee Gathering atau biasa disebut Employee Day adalah kegiatan bagi karyawan pada suatu perusahan untuk menambah kekompakan tim. Acara rutin ini biasanya diadakan menjelang akhir tahun dengan anggaran yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
Besaran anggaran Gathering dalam sebuah perusahaan mengikuti jumlah karyawan yang ada. Contohnya di kantor saya, anggaran yang turun adalah Rp. 500.000,- per karyawan. Tempat saya bekerja total 70 karyawan, jadi biaya untuk mengadakan kegiatan Employee Day sebesar Rp. 35.000.000,-. Dana tersebut harus digunakan dengan bijak untuk memilih lokasi acara, penginapan, transportasi, hiburan, hingga doorprize. Untuk menghemat anggaran biasanya akan dibentuk panitia dari internal karyawan, karena biaya untuk menggunakan jasa Event Organizer bisa digunakan untuk kegiatan lain supaya acara berjalan meriah. Disamping itu, membentuk panitia merupakan proses menumbuhkan kerja sama yang baik antarkaryawan.
Menjadi Panitia disela – sela kewajiban utama kita sebagai karyawan tentu akan menyita waktu dan tenaga sehingga diperlukan strategi untuk memperlancar jalannya acara tanpa mengganggu tugas utama kita sebagai karyawan.

Berikut 5 tips untuk mengadakan kegiatan gathering di kantormu ;

1. Susunan Panitia

Pilihlan perwakilan dari tiap divisi yang ada di kantormu untuk menjadi panitia. Misalnya di kantor saya terdiri tiga divisi yaitu tim sales, administrasi, dan service. Tiap divisi tersebut pilihlah beberapa orang untuk menjadi penanggung jawab tiap kegiatan yang nantinya akan dibuat. Hal ini dimaksudkan supaya lebih mengenal satu sama lain.
Setelah menentukan siapa saja yang ditunjuk sebagai panitia, selanjutnya adalah menentukan jobdesc atau tanggung jawab kegiatan. Berikut rinciannya :

• Akomodasi
Kegiatan Gathering biasanya diadakan di luar kantor. PIC Akomodasi bertanggung jawab atas peserta untuk mencapai lokasi yang nantinya akan dipilih, mulai berangkat dari kantor hingga masuk ke kamar penginapan.

• Konsumsi
Memastikan rasa, kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu penyajian makanan pada saat acara berlangsung.

• Dokumentasi
Mengunggah foto merupakan hal “wajib” pada era media sosial seperti saat ini. Oleh karena itu, PIC dokumentasi harus memastikan tiap peserta mendapat foto yang bagus pada saat acara.

• Acara Utama
Kegiatan Gathering biasanya dibagi menjadi dua, yaitu pada malam hari yang berisikan acara santai seperti hiburan dan pembagian doorprize, dan pada hari berikutnya yang berisikan team building. PIC memastikan acara berjalan lancar dan meriah.

2. Survey Lokasi

Setelah panitia dibentuk, mulailah survey lokasi dengan menyesuaikan budget yang ada. Pilihlah hotel yang memiliki fasilitas lengkap mulai dari hall room yang memadai, lokasi untuk kegiatan team building, hingga pilihan kolam renang untuk bonus bagi peserta Gathering. Hotel merupakan pilihan yang bijak karena dapat menekan biaya penginapan dengan estimasi kamar yang dapat diisi beberapa orang atau menambah ekstra bed.
Jika kita memilih hotel dengan biaya kamar sebesar Rp. 500.000,- yang dapat diisi 4 orang dengan asumsi awal biaya per karyawan adalah Rp. 500.000,- maka biaya penginapan setalah memilih hotel adalah sebesar Rp. 125.000,- sehingga dana yang tersisa bisa digunakan untuk acara yang lain.

3. Tentukan Tema

Menentukan tema merupakan perdebatan yang sering terjadi pada saat meeting bersama, tetapi dengan menggunakan konsep 5W+1H akan memudahkan pemilihan tema untuk kegiatan Gathering kantormu.
• What
“Apa yang kita dapat dari kegiatan tersebut?’
• Who
‘Siapa saja peserta yang ikut?’
• Where
“Dimana lokasinya?”
• When
“Kapan acara dilaksanakan?”
• How
“Bagaimana acara berlangsung?”

4. Buat Rundown Acara

Tema dan Lokasi sudah ditentukan, semua panitia sudah survey. Kini saatnya membuat Rundown acara dari mulai start berangkat hingga kembali lagi ke kantor. Buat susunan acara dengan teliti dan detil sehingga pada tidak ada satu pun kegiatan yang terlewat.

5. Kerja Ikhlas

Menjadi panitia merupakan kegiatan tambahan diluar pekerjaan utama kalian sebagai karyawan. Tentunya akan menyita waktu dan fisik, sehingga diperlukan keikhlasan dalam menjadi panitia. Bekerjalah dengan snang hati, tulus, dan komitmen untuk membuat suatu acara yang akan dikenang. Semua jerih payah panitia akan dibayar dengan tepuk tangan dan senyum lebar dari semua peserta yang menandakan acara berjalan lancar.

Berikut tips menjadi panitia kegiatan Gathering kantor. Jadi kalian lebih memilih mana? Menjadi peserta atau panitia?

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *